Oulun Diakonissalaitoksen Säätiö sr. (ODL)
Y-tunnus: 0243004-7
Osoite: PL 365, 90101 Oulu
Puhelin: 08 313 2000

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Tanja Tanhua.

Jaana Ahoranta

Yhteystiedot: tietosuojavastaava (at) odl.fi, p. 050 312 5823.

ODL Vapaaehtoistoiminnan asiakasrekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus on vapaaehtoistoiminnan organisointi ja  Clara –asiakkuudenhallinnan järjestelmään ja sitä tukeviin manuaalisiin aineistoihin kirjattuihin henkilöihin liittyvien tietojen tallennus ja käsittely. Järjestelmään tallennettavia henkilöitä ovat esimerkiksi

• Vapaaehtoistyötä tekevät henkilöt
• Vapaaehtoistehtävien asiakkaat
• Organisaation työntekijät
• Sidosryhmien yhteyshenkilöt

Vapaaehtoistoiminnassa tietojen käsittely perustuu asiakashenkilön omaan tai hänen toimeksiantajan suulliseen suostumukseen. Vapaaehtoisten kanssa tehtävissä sopimuksissa vapaaehtoiset antavat luvan suullisesti antamiensa tietojen kirjaamiseen. 

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Asiakashenkilöt:

• Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Taustaselvityksissä esiin tulleet, välttämättömät terveyteen, hyvinvointiin, apuvälineiden käyttöön tai asumisolosuhteisiin liittyvät tiedot
• Syntymäaika, sukupuoli
• Yhteydenottojen historia (esim. puhelinsoitot ja tapaamiset)

Vapaaehtoiset:

• Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• Elämäntilannetta koskevat tiedot
• Syntymäaika, sukupuoli
• Yhteydenottojen historia (esim. puhelinsoitot ja tapaamiset)
• Tapahtumat ja niihin osallistuneet
• Haastattelutiedot sekä  työ- ja koulutushistoria
• Toimintatunnit

Tietolähteinä ovat henkilöt itse sekä Rekisterinpitäjän vapaaehtoistyön koordinointiin osallistuvat henkilöt. Vapaaehtoisia koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti käyttäjältä itseltään rekisteröitymisen yhteydessä tai henkilön tullessa ODL:n vapaaehtoistyöntekijäksi tai osallistuessa sellaiseen toimintaan, jossa nimen, osoitteen ja puhelinnumeron rekisteröinti on tarpeellista (esim. tilaisuudet).

Asiakashenkilöiden osalta tietolähteinä ovat asiakashenkilö itse tai hänen toimeksiantajansa/yhteyshenkilönsä.  

Jos henkilö käyttää Rekisterin ulkopuolista kolmannen tahon ylläpitämää palvelua rekisteröitymiseen ja/tai kirjautumiseen, ulkopuolisesta palvelusta voidaan kerätä kyseisen palvelun käyttöehtojen ja yksityisyydensuoja- asetusten mukaisesti saatavilla olevia henkilötietoja (kuten käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite).

Tietoja säilytetään sen aikaa kun henkilö on mukana toiminnassa asiakkaana tai vapaaehtoisena. Tiedot poistetaan toiminnan päättyessä.

Tallennetut tiedot on rajoitettu ainoastaan rekisterin käyttötarkoituksen mukaiseen toimintaan eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman henkilöiden lupaa.

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Rekisteriä säilytetään teknisin suojakeinoin suojatussa tietojärjestelmässä ja tietokannat ja mahdolliset manuaaliset aineistot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain ne ODL:n työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja ja vain asiakassuhteissa. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunta on allekirjoittanut salassapito- ja käyttäjäsitoumuksen. Tietojen säilyttämisessä noudatetaan ODL Kulttuuri-, Diakonia- ja Vapaaehtoistoiminnan arkistonmuodostussuunnitelmaa. Myös järjestelmään kirjautuneet, asiakashenkilöiden tietoja rajoitetusti näkevät vapaaehtoiset ovat allekirjoittaneet salassapito- ja vaitiolositoumuksen.

Käyttölokitiedot tallennetaan ja niitä valvotaan. 

Rekisteröity voi esittää pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Toteuttamisesta päättää toimitusjohtaja. Mikäli pyyntöön ei suostuta, siitä annetaan kirjallinen vastaus (kieltäytymisilmoitus). Suostumuksen voi peruttaa rekisterin yhteyshenkilölle.     

Mahdollisessa kieltäytymisilmoituksessa on valitusviranomaisen tiedot.