REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste. Laadittu 27.02.2019.

Rekisterinpitäjä

Oulun Diakonissalaitoksen Säätiö (ODL)
Y-tunnus: 0243004-7
Osoite: PL 365, 90101 Oulu
Puhelin: 08 313 2000

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Tanja Tanhua.

Rekisterin nimi

ODL Vapaaehtoistoiminnan ja rahankeräyksen asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


Rekisterin käyttötarkoitus on vapaaehtoistoiminnan organisointi ja  Clara –asiakkuudenhallinnan järjestelmään ja sitä tukeviin manuaalisiin aineistoihin kirjattuihin henkilöihin liittyvien tietojen tallennus ja käsittely. Järjestelmään tallennettavia henkilöitä ovat esimerkiksi
  • Vapaaehtoistyötä tekevät henkilöt
  • Vapaaehtoistehtävien asiakkaat
  • Organisaation työntekijät
  • Sidosryhmien yhteyshenkilöt
  • Rahankeräyksen yrityslahjoittajien yhteyshenkilöt
  • Rahankeräyksen yksityislahjoittajat.

Vapaaehtoistoiminnassa tietojen käsittely perustuu asiakashenkilön omaan tai hänen toimeksiantajan suulliseen suostumukseen. Vapaaehtoisten kanssa tehtävissä sopimuksissa vapaaehtoiset antavat luvan suullisesti antamiensa tietojen kirjaamiseen.

Rahankeräyksen osalta yritys- ja yksityislahjoittajatietoja kerätään rahankeräyksen organisoinnin vuoksi: Poliisihallituksen myöntämä rahankeräyslupa RA/2018/626, myönnetty 29.6.2018, Keräysaika: 1.1.2019-31.12.2020.

Yrityslahjoittajien osalta tietojen käsittely perustuu yritysten julkisiin yhteystietoihin ja yhteyshenkilöiden antamiin suullisiin suostumuksiin. Yksityislahjoittajien osalta tietojen käsittely ja kirjaaminen perustuvat yksityislahjoittajien antamiin suullisiin suostumuksiin.



     
 

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Asiakashenkilöt:

  • Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Taustaselvityksissä esiin tulleet, välttämättömät terveyteen, hyvinvointiin, apuvälineiden käyttöön tai asumisolosuhteisiin liittyvät tiedot
  • Syntymäaika, sukupuoli
  • Yhteydenottojen historia (esim. puhelinsoitot ja tapaamiset)

Vapaaehtoiset:
  • Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • Elämäntilannetta koskevat tiedot
  • Syntymäaika, sukupuoli
  • Yhteydenottojen historia (esim. puhelinsoitot ja tapaamiset)
  • Tapahtumat ja niihin osallistuneet
  • Haastattelu ja työ- ja koulutushistoria
  • Toimintatunnit.

Varainhankinnan yrityslahjoittajien yhteyshenkilöt:
  • Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Varainhankinnan yksityislahjoittajat:
  • Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Lahjoitusten määrää koskevat tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä ovat henkilöt itse sekä Rekisterinpitäjän vapaaehtoistyön koordinointiin osallistuvat henkilöt.
Vapaaehtoisia koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti käyttäjältä itseltään rekisteröitymisen yhteydessä tai henkilön tullessa ODL:n vapaaehtoistyöntekijäksi tai osallistuessa sellaiseen toimintaan, jossa nimen, osoitteen ja puhelinnumeron rekisteröinti on tarpeellista (esim. tilaisuudet).

Asiakashenkilöiden osalta tietolähteinä ovat asiakashenkilöiden itse, hänen toimeksiantajansa tai vapaaehtoisten antamat tiedot.

Rahankeräyksenyrityslahjoittajien yhteyshenkilöiden osalta lähteinä ovat ko. yritysten / organisaatioiden julkiset tiedot (internet-sivut) ja yhteyshenkilöiden antamat, heidän suostumuksella kirjatut tiedot.


Rahankeräyksen yksityislahjoittajien osalta tietolähteinä ovat ODL:n taloushallintoon tulleet tiedot lahjoitusten tekijöistä ja heistä julkisista tietolähteistä saadut yhteystiedot sekä heihin tehtyjen yhteydenottojen yhteydessä saadut ja heídän suostumuksella kirjatut tiedot (suullinen suostumus puhelimitse).  
 
Jos henkilö käyttää Rekisterin ulkopuolista kolmannen tahon ylläpitämää palvelua rekisteröitymiseen ja/tai kirjautumiseen, ulkopuolisesta palvelusta voidaan kerätä kyseisen palvelun käyttöehtojen ja yksityisyydensuoja- asetusten mukaisesti saatavilla olevia henkilötietoja (kuten käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite).


Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tallennetut tiedot on rajoitettu ainoastaan rekisterin käyttötarkoituksen mukaiseen toimintaan eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman henkilöiden lupaa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä säilytetään teknisin suojakeinoin suojatussa tietojärjestelmässä ja tietokannat ja mahdolliset manuaaliset aineistot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain ne ODL:n työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja ja vain asiakassuhteissa. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunta on allekirjoittanut salassapito- ja käyttäjäsitoumuksen. Tietojen säilyttämisessä noudatetaan ODL Kulttuuri-, Diakonia- ja Vapaaehtoistoiminnan arkistonmuodostussuunnitelmaa. Myös järjestelmään kirjautuneet, asiakashenkilöiden tietoja rajoitetusti näkevät vapaaehtoiset ovat allekirjoittaneet salassapito- ja vaitiolositoumuksen

Käyttölokitiedot tallennetaan ja niitä valvotaan. 

Tarkastusoikeus ja kielto-oikeus

Rekisteröity voi esittää pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Toteuttamisesta päättää diakoniajohtaja. Mikäli pyyntöön ei suostuta, siitä annetaan kirjallinen vastaus (kieltäytymisilmoitus).  
Suostumuksen voi peruttaa rekisterin yhteyshenkilölle.     

Mahdollisessa kieltäytymisilmoituksessa on valitusviranomaisen tiedot.  

fi